Modele de participation en assemblee

Au sein d’un jardin partagé, il devient essentiel de fonctionner en assemblée afin de garantir la participation réelle de tous les jardiniers ainsi qu’une bonne coordination.

Les jardins partagés sont source d’apprentissage : les jardiniers sont des personnes aux profils, parcours, idées et valeurs qui différent. C’est pourquoi l’organisation sous forme d’assemblée est un processus intéressant mais aussi un défi.

Une réunion mensuelle de l’assemblée, soutenue par des groupes de travail ou comités est au cœur du projet.

Objectifs

  • Auto-organisation du jardin par les jardiniers
  • Prise de décision
  • Consensus non-hiérarchique
  • Amélioration de l’appropriation du projet par les jardiniers
  • Echange de connaissances entre jardiniers
  • Dialogue intergénérationnel
  • Participation élevée au jardin
  • Renforcement des liens avec le voisinage par un meilleur dialogue social
  • Résolution de conflits

Matériaux

Avant l’assemblée : affiches pour diffuser l’information (diffusion par e-mail et site web mais aussi papier pour ceux n’ayant pas internet)

Pendant l’assemblée : tabelau pour écrire l’ordre du jour, carnet de notes

Après l’assemblée : distribution et partage des notes (e-mail et papier)

la mise en oeuvre

L’assemblée mensuelle est l’outil de decision du jardin, il est primordial d’y consacrer le temps nécessaire. Afin de garantir un bon processus de décision et leur bonne mise en œuvre, voici les étapes à suivre pour que l’assemblée soit couronnée de succès.

Préparation de l’assemblée:

Lors de la dernière assemblée, la date de la prochaine assemblée est décidée.

Une semaine avant l’assemblée, le comité d’animation se réunit afin de collecter les sujets à aborder lors de l’assemblée et y propose un cadre.

La diffusion de l’information sur l’assemblée commence après cette réunion en affichant autour du jardin, en mettant à jour la date sur le site internet du jardin et en envoyant des e-mails aux jardiniers.

L’assemblée:

Tous les jardiniers qui participent au jardin font partie de l’assemblée.

L’assemblée est animée par un groupe de personnes dont les rôles doivent être distribués parmi eux : un animateur, un secrétaire et un « gardien du temps ».

L’animateur mène l’assemblée en présentant l’ordre du jour.

Le secrétaire doit prendre les notes et les partager avec les jardiniers après l’assemblée.

Le gardien du temps vérifie le temps dévolu à chaque intervention et répartit la parole.

Le processus de décision dans l’assemblée:

Les décisions sont prises au consensus : le consentement de chacun est obtenu par une résolution acceptable pour chacun, même ce n’est pas la résolution favorite de chacun. Consensus est un mot latin qui signifie « se sentir ensemble », le sens du collectif est très important au jardin. Le processus de prise de décision est aussi important que la décision : les personnes sentent que la décision prise est la leur et s’en sentent ainsi plus responsables.

Certaines décisions ne peuvent pas être prises par consensus car cela prendrait trop de temps et parfois le sujet de la discussion ne le demande pas. Par exemple, quand une date doit être décidée, le vote est la méthode la plus simple. Dans ce cas, il doit être décidé à main levée si le vote est à majorité simple, absolue et combien de réponses sont possibles (pour/contre, abstention, choix multiple).

Quelques décisions sont si spécifiques qu’elles requièrent un travail préparatoire d’un comité spécifique. Dans ce cas, le comité développera le sujet et le présentera à l’assemblée, avec plusieurs options possibles que l’assemblée votera.

 

Il est très important que les jardiniers comprennent que l’assemblée est l’outil de décision du jardin et que s’ils n’y participent pas, alors ils ne prennent pas part au processus du décision.

La mise en œuvre des décisions :

Une ofis la décision prise, le groupe décide qui la met en œuvre. Normalement la mise en œuvre relève du comité en charge du sujet. S’il n’y a pas de connexion entre le sujet et un comité particulier, plusieurs comités peuvent être en charge, ou bien si c’est si large que ça implique tout le monde, un jour de travail volontaire collectif peut être organisé.

Même si une personne n’a pas participé à l’assemblée – et donc à la prise de décision – mais qu’elle fait partie d’un comité, celle-ci doit participer à sa mise en œuvre.

Les notes de l’assemblée:

Le secrétaire rassemblera les minutes de l’assemblée en écrivant toutes les décisions prises et en les partageant avec les jardiniers. Astuce : les notes peuvent être envoyées par email, partagées sur une communauté virtuelle, mais gardez en une version papier dans un carnet, pour ceux qui n’ont pas internet.

Évaluation

Evaluation de l’assemblée:

Avant la fin de l’assemblée (si elle a été courte) ou au début de l’assemblée suivante, consacrez un court moment à l’évaluation de l’assemblée: aspects positifs et négatifs, qu’est ce qui a manqué, qu’est ce qui n’était pas nécessaire?

Evaluation de la mise en œuvre des décisions :

L’équipe d’animation observe le développement des décisions prises et, à l’assemblée suivante, l’avancement est partagé avec tous sur chaque décision prise. Si cette évaluation n’est pas réalisée de manière attentive, les problèmes finiront par réapparaître. 

Conseils

Patience.

Attention à l’ordre et au temps de parole.

Les assemblées ne devraient pas durer plus d’une heure.

Clore l’agenda avec le sujet le plus facile, notamment si un sujet a été difficile ou si les débats ont été conflictuels.

Incluez des energizers pour dynamiser les comités.

Lorsque les assemblées ne sont pas animées correctement, elles en deviennent ennuyeuses, chaotiques et inutiles et le groupe peut s’en désintéresser. Donc, veillez à bien préparer et structurer l’assemblée avec des sujets importants et intéressants à aborder.